Органы записи актов гражданского состояния (далее – органы загса) были образованы 18 декабря 1917 года одним из первых декретов Советского Правительства «О гражданском браке, детях и ведении книг актов гражданского состояния». Изначально органы загса входили в состав органов внутренних дел, с 1959 года - являются структурными подразделениями органов исполнительной власти, с 2006 года включены в систему Министерства юстиции Республики Беларусь.

Компетенция органов, регистрирующих акты гражданского состояния

Органы загса производят регистрацию рождения, заключения брака, усыновления, установления материнства и (или) отцовства, перемены фамилии, собственного имени, отчества, смерти, расторжения браков по решениям судов, вступившим в законную силу до 1 сентября 1999 года, изменяют, дополняют, исправляют записи актов гражданского состояния, аннулируют и восстанавливают записи актов гражданского состояния на основании решения суда, хранят книги регистрации актов гражданского состояния.

На основании записей в книгах регистрации актов гражданского состояния выдают повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, справки.

История образования органов загса города Витебска

До 1974 года в городе Витебске регистрация записей актов гражданского состояния осуществлялась Витебским городским бюро загса.

В 1974 году в городе Витебске были образованы: Дворец торжественных обрядов Витебского горисполкома и отделы загса исполнительных комитетов Октябрьского, Первомайского, Железнодорожного районов. В 1997 году Дворец торжественных обрядов Витебского горисполкома был переименован в отдел загса Витебского горисполкома.

При регистрации актов гражданского состояния органами загса составляются записи актов гражданского состояния. Все записи актов гражданского состояния составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на хранении в отделе загса, второй передается в сектор архива органов загса главного управления юстиции Витебского облисполкома.

Каждый отдел загса имеет свой архив, в котором хранятся составленные в этом отделе записи актов гражданского состояния. Срок хранения таких документов – 75 лет.

В архиве отдела загса Витебского горисполкома имеются на хранении 409 837 записей акта гражданского состояния (сведения на 05.01.2011 г.).

Архив отдела загса включает в себя записи актов гражданского состояния:

- составленные в городе Витебске в 1928 г. и 1942 г. - сохранились частично;

- с 1944 г. по 1973 г. - все виды записей актов, составленные в городе Витебске, в том числе и восстановленные после войны;

- с 1974 года по настоящее время - записи актов, составленные отделом загса Витебского горисполкома.

В 2011 году в отделе загса Витебского горисполкома зарегистрировано:

заключений браков – 1227,

рождений – 1772,

смертей – 4224.